Ask the Fuel Expert

J’ai toujours haï les maths. Un jour, heureusement, ils ont inventé la calculatrice (et oui, vous devinez mon âge!) et pour moi, comme pour des millions d’utilisateurs, ce petit gadget a marqué mon entrée vers le magnifique univers du numérique dans lequel nous vivons dorénavant. Je déteste toujours autant les maths, mais au moins l’automatisation de bien des transactions m’a simplifié la vie et m’a permis de réduire les erreurs.

En tant que gestionnaires de carburant, il nous est continuellement nécessaire d’effectuer de l’acrobatie avec des rapports de consommation, des piles de bons de livraison et des enveloppes pleines à craquer de reçus transmis par nos chauffeurs et les divers opérateurs d’engins. Il peut parfois sembler plus difficile de classer toute cette paperasse que de maîtriser une pieuvre combative; vous connaissez bien ce sentiment, j’en suis sûr : vous arrivez enfin à bout de 4 problèmes et soudain, à l’horizon, en apparaissent quatre nouveaux. Aucune lueur d’espoir et vous ne semblez jamais voir la fin de ce cercle vicieux : rapports hebdomadaires de coûts, bilans mensuels par engin et budgets annuels pour l’année suivante établis sur les résultats cumulés durant l’année en cours.

Pour nous qui sommes allergiques aux maths, la façon la plus facile de gérer notre consommation de carburant est de passer nos dépenses mensuelles au peigne fin (oui – ce gros montant en bas de page!) et d’établir le montant de dépenses trimestrielles en fonction du rendement saisonnier, afin d’obtenir la valeur annuelle des coûts en carburant. Bien que cela puisse paraître comme un processus logique, cette façon de faire présente de grosses lacunes et ne tient aucunement compte de bien des renseignements essentiels. Le résultat, c’est un fardeau de travail accru pour chacun d’entre nous. Vous allez comprendre ce que je veux dire par là.

Lorsqu’on vous présente le montant total de votre consommation en carburant pour le mois, cela semble, au premier abord, répondre à toutes vos questions, mais en réalité il ne s’agit là que du premier chapitre d’un tome bien volumineux! La difficulté est que nous présumons qu’une consommation accrue de carburant veuille automatiquement dire plus de marchandises livrées ou plus de terrassement effectué. Cela n’est aucunement le cas et un tel calcul ne tient pas compte des taux de rendements tels que ‘dollar par heure’ ou ‘productivité par investissement au litre’. N’oubliez jamais qu’après la main d’œuvre, le carburant est le coût d’investissement le plus élevé sur le plan de l’opération. N’est-il pas normal de vouloir connaître le niveau de revenu que vous atteignez en fonction de votre investissement en carburant?

La mise en place de tableaux de ventilation prenez des heures. La FMO a simplifié tout cela!

J’ai rencontré bien des gestionnaires de carburant talentueux et ils ont partagé avec moi tous les secrets qui leur permettaient d’atteindre leur haut degré d’efficacité. J’ai pu observer leurs complexes tableaux de ventilation, chargés de formules élaborées et opérant grâce à de multiples onglets. Cela prenait des heures à concevoir et une éternité à remplir. Dépendamment de la taille de leur parc véhiculaire, ils pouvaient avoir besoin d’un ou même de deux employés à temps plein pour recueillir les reçus, pour vérifier les bons de livraisons contre chaque bon de commande, pour vérifier et émettre chaque bon de commande, pour classer les reçus en fonction du modèle de l’engin, de la région ou du projet, et pour - en bout de ligne - entrer tous ces renseignements au compte-gouttes dans le fameux ‘tableau de ventilation’. Au terme de tout ceci ces gestionnaires de parcs véhiculaires étaient tous en mesure de présenter des rapports bien complexes sur leur consommation, produits par type d’engin, par coût journalier moyen, par valeur saisonnière maximale ou minimale, ou même par variation mensuelle. Mon commentaire a toujours était : “Il doit bien y avoir un moyen plus simple de faire tout cela!” Mais je ne faisais face, à l’époque, qu’à une incompréhension totale de leur part!

Il existe des systèmes de gestion du carburant qui effectuent tous ces calculs automatiquement, Ceci inclut toute la saisie de données, la classification et la production de rapports. Un des meilleurs logiciels de ce genre sur le marché est une application qui fonctionne à partir du Web et qui s’appelle Fuel Management Online™. Conçue par 4Refuel, la FMO est déjà utilisée par plus de 6,000 entreprises publiques et privées, dont un bon nombre figure au palmarès Fortune 500. Les plus grands noms de l’industrie ferroviaire, du domaine de la logistique, du secteur de la construction, du domaine maritime ou de l’industrie du transport ont recours à la FMO afin de gérer les millions de dollars que ces entreprises consacrent au carburant chaque année. Que peut donc vous apporter la gestion automatisée du carburant?

Il n’est pas nécessaire que le parc véhiculaire dont vous êtes le gestionnaire soit gigantesque pour que vous réalisiez que la consommation de carburant varie d’une marque d’engins à une autre et d’un modèle à un autre; elle change aussi dépendamment de l’utilisateur, de la maintenance effectuée ou de la saison. Comme chacun de ces facteurs a un impact sur votre consommation de carburant, il sera nécessaire qu’ils figurent tous dans votre budget et qu’ils soient tous pris en compte dans votre stratégie globale de gestion de carburant. Ce qu’un système tel que la FMO vous permet d’effectuer, c’est de saisir vos données lors de chaque transaction de ravitaillement en carburant – qu’il s’agisse de renseignements relatifs à l’engin à la date, au volume, au prix et même au positionnement GPS – et de les résumer sous la forme de rapports qui sont vous accessibles en cliquant une simple touche. Il vous devient soudain possible d’analyser vos profils de consommation par engin ou par groupe d’engins, par date ou par projet, ou même par variations exceptionnelles à la baisse ou à la hausse. Les usagers de la FMO peuvent ainsi déceler, même s’ils sont situés à des endroits différents, les engins dont le rendement fait défaut ou ceux qui sont utilisés à l’excès. Le système a même la capacité de pouvoir vous expliquer la raison pour laquelle vous avez excédé votre budget. Est-ce parce que votre consommation a augmenté ou tout simplement parce que les prix sont plus élevés? La FMO sera en mesure de vous en confirmer la raison! Il s’agit là de renseignements extrêmement cruciaux lorsque vous êtes en plein dialogue avec vos comptables.

Pas besoin d’un comptable pour établir rapidement un budget précis!

Comme le système offre les données sous un format qui peut être exporté vers tout logiciel comptable déjà en place, la FMO est tout simplement la solution la meilleure qu’il y ait. Il existe d’autres applications sur le marché mais la FMO était le tout premier logiciel de la sorte; 4Refuel en fit la création voici plus de cinq ans et le système demeure le meilleur qui soit car 4Refuel continue d’investir dans l’expansion et le développement de ce puissant outil.

FMO a la capacité de saisir et de classer les données provenant de transactions de carburant, quelle que soit leur source. Qu’il s’agisse de ravitaillement de véhicule à véhicule, d’approvisionnement à un centre de service par accès sélectif, de ravitaillement à partir d’un réservoir ou même de dossiers de données téléchargés d’une autre source, la FMO sera en mesure d’offrir à vos gestionnaires un rapport unique, sous un format standardisé, qui est d’une simplicité exceptionnelle à comprendre et à analyser. Cette remarquable capacité élimine une bonne partie des mathématiques qui peuvent être bien onéreuses à effectuer, ainsi que le temps nécessaire à la saisie manuelle des données.

Voici enfin un rapport auquel vous avez accès rapidement et qu’il vous est possible d’analyser en un clin d’œil. Plus besoin de stylo ou même de calculatrice! Et si vous opérez à travers plusieurs régions, le calcul des taxes ne vous donnera plus de maux de tête; grâce à la FMO, les règlements de redevances apparaissent séparément, ce qui permet un rapprochement de comptes plus aisé et simplifie la mise en place de budgets. Je vous le garantie : votre comptable vous en sera éternellement reconnaissant car la précision de l’outil est sans précédent.

La FMO transforme la tâche complexe que représente l’établissement de vos budgets, en jeu d’enfants. Cela vous offre un modèle standardisé pour la mise en place de vos budgets de carburant et simplifie les formats de présentation. Si vous n’êtes pas encore un usager de Fuel Management Online™, c’est que vous faites encore beaucoup de calculs inutiles à la main et que vous mobilisez votre temps dans des tâches bien peu rentables. Pas grand plaisir à cela à moins que vous soyez un maniaque des maths. Je n’en suis pas un!

Jack Lee
Président et usager de la FMO
4Refuel